Combien de processus manuels sont encore présents dans votre entreprise? Difficile de répondre précisément à cette question bien entendu.
Il y a la problématique du papier, mais pas seulement. Il y a les processus manuels que vous connaissez, mais pas seulement.
Bien souvent les employés, qui ont la volonté d’accomplir leurs tâches au mieux, créent des processus et des traitements plus ou moins efficaces avec les moyens qu’ils ont à leur disposition.
Peut-être dans un petit fichier Excel ou dans un dossier personnel,… au mieux un processus plus ou moins automatisé dans une petite base de données Access, mais qui n’est pas nécessairement mise à jour correctement !
De quoi parle-t-on?
Voici quelques exemples de processus manuels que j’ai souvent rencontrés dans les entreprises et associations avec lesquelles nous avons travaillé :
- encodage manuel de la liste des produits venant des fournisseurs (des heures d’encodage à chaque changement !) ;
- le petit mailing que le responsable d’un secteur envoie à ses clients proches ;
- gestion des clients potentiels (prospects) ;
- classement des factures à envoyer au comptable ;
- création du rapport annuel (un vrai casse tête à réaliser manuellement !) ;
- planning des collaborateurs affiché au mur ;
- envoi par email de leur programme de la semaine (et même encore par courrier papier ! ) ;
- …
Tous ces processus manuels demandent du temps, manquent souvent d’efficacité et plus grave, de fiabilité : entre les erreurs d’encodage et de transcription, les erreurs d’obsolescence, les oublis dans la manière dont on doit traiter une procédure annuelle,… c’est particulièrement chronophage et coûteux en terme d’argent et d’image.
Les solutions possibles
La première chose à faire est d’inventorier ces processus manuels :
– ceux qui sont évidents et connus ;
– ceux dont vous n’avez peut-être pas connaissance et qu’il faudra détecter, en collaboration avec les employés.
L’étape suivante est de les classer, les prioriser en fonction de ce qu’il est possible, voir indispensable, d’automatiser avant tout.
Si vous êtes déjà bien informatisé, un simple petit outil qui vient compléter votre existant peut parfois suffire. Le coût de développement peut être considéré comme bien faible en regard des bénéfices :
- importer dans son logiciel interne la liste des produits d’un fournisseur en deux clics (le plus gros gain de temps jamais créé pour cette entreprise ! ) ;
- extraire la liste des clients d’une base de données existante pour en faire un mailing ;
- se doter d’un vrai CRM pour gérer les prospects (fini la perte de clients potentiels) ;
- utiliser un outil de scan et de classement automatique des factures qui les transfère automatiquement au comptable ;
- extraire les données de son logiciel interne pour créer un rapport annuel, des graphiques de progression, des tendances de fond, etc. ;
- dématérialiser le planning des collaborateurs pour l’envoyer directement sur l’agenda de leur smartphone,
- …
Si les solutions que vous utilisez actuellement sont trop disparates ou obsolètes, il sera nécessaire de revoir en profondeur le fonctionnement de l’entreprise au niveau informatique . Dans ce cas, un audit vous aidera à y voir plus clair et des solutions adaptées vous seront proposées. Le but est de voir ce qu’il est possible de mettre en place pour gagner en efficience.
Les nombreux bénéfices d’une informatisation efficace seront très rapidement constatés à tous les niveaux de l’entreprise !
Les avantages
Réduction de temps et de coût
C’est bien entendu l’avantage le plus évident. Un processus qui peut prendre des heures, des jours voire des semaines de travail, peut se faire en quelques millièmes de seconde avec un bon outil.
Les personnes affectées à ces tâches répétitives peuvent maintenant consacrer ce temps à des tâches qui apportent plus de valeur à l’entreprise.
Plus d’efficacité, de fiabilité et de sécurité
Diminution du risque d’erreur humaine, meilleure collaboration entre employés, augmentation de la productivité, prise de décision plus rapide, meilleure qualité de service aux clients, sécurisation des données…
Autant d’avantages indéniables de l’informatisation et de l’automatisation de vos processus.
Renforcement de votre avantage concurrentiel
La digitalisation de plus en plus importante des entreprises est en marche et sera impossible à arrêter tant les avantages concurrentiels sont conséquents.
Quelques exemples :
- Les clients sont de plus en plus exigeants en terme d’accès à l’information, de rapidité voir d’instantanéité du service. Vous devez fournir un tel service à vos clients qui sera un avantage certain par rapport à vos concurrents. L’automatisation et la digitalisation globale de l’entreprise permet cela.
- Le besoin d’agilité de l’entreprise qui doit pouvoir s’adapter de plus en plus régulièrement et rapidement à des processus qui peuvent être changeants. L’informatisation de ces processus permet une adaptation rapide.
- L’automatisation et l’informatisation complète de l’entreprise apportent un accès en temps réel aux chiffres et la santé de l’entreprise. Cet accès permanent permet la prise de décision rapide par le management.
Augmentation du bien-être au travail
Les tâches répétitives, les erreurs humaines, les retours négatifs des clients. Autant de problèmes auxquels les employés peuvent être confrontés dans leur quotidien lorsque des processus de l’entreprise ne sont pas efficaces. Ces processus problématiques génèrent auprès des employés de la frustration et du stress, parfois de la remise en question des choix stratégiques au niveau de l’entreprise.
A l’inverse, un environnement informatique bien pensé permet des retours positifs de la clientèle et pour les employés une satisfaction, voir un certain plaisir à utiliser des outils efficaces.
nous pouvons vous aider
Si vous souhaitez de l’aide pour identifier les processus pouvant être automatisés ou digitalisés, vous pouvez nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers les solutions les plus pertinentes.
Pratiquement tout est possible en développement logiciel. Sachant que vous avez tout à y gagner, pourquoi s’en priver !